จัดการคลังสินค้าด้วย Odoo Inventory ให้สต๊อกตรงกับของจริง

ปัญหาที่เจอเกือบทุกโรงงานและทุกคลังคือ ตัวเลขในระบบไม่ตรงกับของบนชั้น ซึ่งทำให้ขายของที่ไม่มี สั่งซื้อของที่มีอยู่แล้ว และปิดงบไม่ลง บทความนี้อธิบายวิธีตั้งค่า Odoo Inventory ให้แก้ปัญหานี้ได้จริง

Odoo คิดเรื่องสต๊อกอย่างไร

สิ่งที่ทำให้ Odoo ต่างจากโปรแกรมสต๊อกทั่วไปคือแนวคิด double-entry สำหรับสินค้า ทุกการเคลื่อนไหวต้องมีต้นทางและปลายทางเสมอ ของไม่ได้ “หายไป” แต่ถูกย้ายจากตำแหน่งหนึ่งไปอีกตำแหน่ง

• ซื้อของเข้า คือย้ายจาก “ผู้ขาย” ไป “คลัง”
• ขายของออก คือย้ายจาก “คลัง” ไป “ลูกค้า”
• ของเสีย คือย้ายจาก “คลัง” ไป “ตำแหน่งของเสีย”
• ปรับยอด คือย้ายระหว่างคลังกับ “ตำแหน่งปรับปรุงสต๊อก”

ผลคือคุณตามรอยได้เสมอว่าของหายไปไหน ซึ่งเป็นเครื่องมือสำคัญที่สุดในการทำให้สต๊อกตรง

สามตัวเลขที่ต้องแยกให้ออก

นี่คือสาเหตุอันดับหนึ่งที่ผู้ใช้ใหม่งงและโทรมาถามว่า “ระบบบอกว่ามีของ แต่ทำไมขายไม่ได้”

ตัวเลข	หมายถึง	ใช้ตอนไหน
On Hand	มีอยู่จริงในคลังตอนนี้	ตอนนับสต๊อก ตอนทำบัญชี
Reserved	ถูกจองไว้ให้เอกสารอื่นแล้ว	ดูว่าของผูกกับออร์เดอร์ไหน
Available	เอาไปใช้ได้จริง = On Hand − Reserved	ตอนรับออร์เดอร์ใหม่
Forecasted	คาดว่าจะมีในอนาคต = Available + ของที่กำลังเข้า − ของที่ต้องส่ง	ตอนวางแผนสั่งซื้อ

พนักงานขายต้องดู Forecasted ไม่ใช่ On Hand เพราะ On Hand บอกแค่ของที่มีตอนนี้ ไม่ได้บอกว่าถูกจองไปแล้วเท่าไรหรือมีของกำลังเข้ามาเมื่อไร การให้ทีมขายดูตัวเลขผิดตัวคือสาเหตุที่ทำให้รับออร์เดอร์แล้วส่งไม่ได้

ปัญหาที่ตามมาบ่อยคือของถูกจองค้าง เมื่อมีใบสั่งขายเก่าที่ลูกค้าเงียบไปแล้วแต่ไม่มีใครยกเลิก ของจะถูกจองค้างไว้เรื่อย ๆ ทำให้ Available ต่ำกว่าความจริง ควรตั้งรอบตรวจใบสั่งขายค้างเกิน 30 วันเป็นงานประจำเดือน

ออกแบบโครงสร้างคลังให้ถูกตั้งแต่ต้น

ก่อนคีย์ข้อมูลใด ๆ ควรตอบคำถามเหล่านี้ให้ได้

1. มีกี่คลัง และแต่ละคลังมีหน้าที่อะไร
2. ในแต่ละคลังแบ่งพื้นที่อย่างไร เช่น รับเข้า พร้อมขาย รอตรวจ ของเสีย
3. ต้องแยกสินค้าฝากขายหรือสินค้าของลูกค้าออกจากสินค้าของบริษัทหรือไม่
4. สินค้าตัวไหนต้องติดตาม Lot หรือ Serial

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยคือสร้างตำแหน่งจัดเก็บละเอียดเกินไปตั้งแต่วันแรก จนพนักงานคลังไม่อยากบันทึก ควรเริ่มจากโครงสร้างที่หยาบพอจะทำได้จริง แล้วค่อยละเอียดขึ้นเมื่อทีมชิน

เลือกวิธีรับ-ส่งของให้ตรงกับงานจริง

Odoo ให้เลือกจำนวนขั้นตอนได้

• รับของขั้นตอนเดียว ของเข้าคลังทันที เหมาะกับธุรกิจเล็กที่ไม่ต้องตรวจ
• รับของสองขั้นตอน รับเข้า แล้วค่อยเก็บเข้าที่ เหมาะกับคลังที่มีจุดตรวจรับ
• รับของสามขั้นตอน เพิ่มขั้นตรวจคุณภาพ เหมาะกับโรงงานหรือสินค้าที่ต้องตรวจก่อนใช้

ฝั่งส่งออกก็มีตั้งแต่หนึ่งถึงสามขั้นตอนเช่นกัน หลักการเลือกคือ ใช้ขั้นตอนน้อยที่สุดที่ยังควบคุมความเสี่ยงได้ ทุกขั้นตอนที่เพิ่มคือเวลาของพนักงานที่เพิ่มขึ้นจริง

Lot และ Serial ใช้เมื่อไร

Lot เหมาะกับสินค้าที่ผลิตเป็นรุ่น เช่น อาหาร เครื่องสำอาง เคมีภัณฑ์ ที่ต้องตามวันหมดอายุและเรียกคืนทั้งล็อตได้

Serial เหมาะกับสินค้าที่ต้องระบุชิ้นต่อชิ้น เช่น เครื่องจักร อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่มีการรับประกันรายเครื่อง

คำเตือนจากประสบการณ์คือ อย่าเปิด Lot/Serial กับสินค้าทุกตัวเพราะ “เผื่อไว้ก่อน” เพราะภาระงานบันทึกจะเพิ่มมหาศาลจนทีมเลิกใช้ ให้เปิดเฉพาะกลุ่มที่จำเป็นจริง

การนับสต๊อกที่ทำให้ตัวเลขตรง

การนับปีละครั้งไม่พอสำหรับธุรกิจที่หมุนเวียนเร็ว วิธีที่ได้ผลกว่าคือ Cycle Count หรือการนับหมุนเวียน

• แบ่งสินค้าเป็นกลุ่ม A/B/C ตามมูลค่าและความถี่ในการเคลื่อนไหว
• กลุ่ม A นับบ่อยที่สุด เช่น เดือนละครั้ง
• กลุ่ม C นับปีละครั้งก็พอ
• ตั้งความถี่ในระบบเพื่อให้ Odoo เตือนอัตโนมัติ

ที่สำคัญกว่าการนับคือ การหาสาเหตุ ทุกครั้งที่ยอดไม่ตรง ควรบันทึกเหตุผลไว้ เช่น รับของแล้วไม่บันทึก เบิกไปใช้แล้วไม่ตัด หรือหน่วยนับผิด เมื่อรวบรวมได้สักเดือนจะเห็นชัดว่าปัญหาจริงอยู่ตรงไหน

จุดสั่งซื้อและการเติมสินค้าอัตโนมัติ

Odoo มีเครื่องมือเติมสินค้าสองแบบหลัก

Reordering Rule กำหนดจุดต่ำสุดและสูงสุดต่อสินค้าต่อคลัง เมื่อของเหลือต่ำกว่าจุดต่ำสุด ระบบจะเสนอสร้างใบขอซื้อหรือใบสั่งผลิตให้

Make to Order สั่งซื้อหรือผลิตเมื่อมีคำสั่งขายเข้ามาเท่านั้น เหมาะกับสินค้าราคาสูงหรือสั่งทำพิเศษ

การตั้งจุดสั่งซื้อควรอิงข้อมูลจริง คือยอดใช้เฉลี่ยต่อวันคูณด้วยระยะเวลารอสินค้า บวกสต๊อกเผื่อความผันผวน ไม่ใช่กำหนดจากความรู้สึก

จัดกลุ่ม ABC อย่างไร

ทำครั้งเดียวแล้วทบทวนปีละครั้งก็พอ

กลุ่ม	สัดส่วนรายการ	สัดส่วนมูลค่า	ความถี่นับที่แนะนำ
A	ราว 20%	ราว 80%	เดือนละครั้ง
B	ราว 30%	ราว 15%	ไตรมาสละครั้ง
C	ราว 50%	ราว 5%	ปีละครั้ง

สัดส่วนนี้เป็นแนวโน้มทั่วไป ธุรกิจคุณอาจต่างออกไป วิธีทำคือเรียงสินค้าตามมูลค่าการเคลื่อนไหวต่อปี (จำนวนที่ขายหรือใช้ × ต้นทุนต่อหน่วย) จากมากไปน้อย แล้วลากเส้นแบ่งเอง

อย่าจัดกลุ่มตามราคาต่อชิ้นอย่างเดียว สินค้าราคาถูกที่ขายวันละพันชิ้นสำคัญกว่าสินค้าแพงที่ขายปีละครั้ง ต้องคูณด้วยความถี่เสมอ

ตั้งจุดสั่งซื้อจากตัวเลข ไม่ใช่จากความรู้สึก

สูตรที่ใช้ได้จริง

จุดสั่งซื้อ = (ยอดใช้เฉลี่ยต่อวัน × ระยะเวลารอของ) + สต๊อกเผื่อ

ตัวอย่างสินค้า A

ตัวแปร	ค่า
ยอดขายเฉลี่ย	40 ชิ้น/วัน
ระยะเวลารอของจากผู้ขาย	12 วัน
ความต้องการช่วงรอของ	40 × 12 = 480 ชิ้น
สต๊อกเผื่อ (ราว 30% ของช่วงรอ)	145 ชิ้น
จุดสั่งซื้อ	625 ชิ้น
ปริมาณสั่งต่อครั้ง	ตามขั้นต่ำของผู้ขายหรือรอบการสั่ง

ระยะเวลารอของต้องใช้ตัวเลขจริง ไม่ใช่ที่ผู้ขายสัญญา ให้ดูย้อนหลัง 6 เดือนว่าจากวันสั่งถึงวันของเข้าคลังจริงใช้กี่วัน แล้วใช้ค่าที่ช้าที่สุดในบรรดานั้น ไม่ใช่ค่าเฉลี่ย เพราะสต๊อกขาดหนึ่งครั้งเสียหายมากกว่าถือของเกินเล็กน้อย

สต๊อกเผื่อควรมากขึ้นเมื่อ ผู้ขายส่งไม่ตรงเวลาบ่อย ยอดขายผันผวนสูง หรือของขาดแล้วเสียลูกค้าถาวร และควรน้อยลงเมื่อของหมดอายุเร็วหรือต้นทุนสูงมาก

ต้นทุนสินค้าและการเชื่อมกับบัญชี

ตั้งค่าที่ต้องตัดสินใจร่วมกับฝ่ายบัญชีคือ

• วิธีคิดต้นทุน Standard, Average หรือ FIFO
• การลงบัญชีสินค้าคงเหลือ แบบต่อเนื่อง (Perpetual) หรือแบบเป็นงวด (Periodic)
• ต้นทุนแฝง (Landed Cost) สำหรับธุรกิจนำเข้า ที่ต้องกระจายค่าขนส่ง ภาษีนำเข้า และค่าดำเนินการเข้าไปในต้นทุนสินค้า

เทียบสามวิธีคิดต้นทุน

	Standard	Average (AVCO)	FIFO
ต้นทุนต่อหน่วย	ตั้งไว้คงที่ ทบทวนเป็นรอบ	เฉลี่ยใหม่ทุกครั้งที่รับของ	ตัดของที่เข้าก่อนออกก่อน
เห็นผลต่างราคาซื้อ	เห็นชัด เป็นบัญชีผลต่าง	ไม่เห็น กลืนไปในค่าเฉลี่ย	ไม่เห็นโดยตรง
งานดูแล	ต้องทบทวนราคาสม่ำเสมอ	ต่ำ	ปานกลาง
เหมาะกับ	โรงงานที่ต้นทุนนิ่ง	ธุรกิจซื้อมาขายไปทั่วไป	สินค้าหมดอายุ ราคาผันผวน
ธุรกิจไทยใช้บ่อยแค่ไหน	น้อย	มากที่สุด	ปานกลาง

เลือกแล้วห้ามเปลี่ยนกลางปี เพราะกระทบงบการเงินและผู้สอบบัญชีจะทักแน่นอน ให้ตกลงกันตั้งแต่ก่อนเริ่มโครงการ และถ้าจำเป็นต้องเปลี่ยนจริงให้ทำที่ต้นรอบบัญชีพร้อมเอกสารอธิบายเหตุผล

สำหรับธุรกิจนำเข้าในไทย เรื่อง Landed Cost มีผลกับกำไรต่อสินค้ามาก ถ้าไม่ทำ ต้นทุนที่เห็นจะต่ำกว่าความจริงและทำให้ตั้งราคาผิด

สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดที่ทำให้สต๊อกไม่ตรง

1. บันทึกย้อนหลังหลายวัน ทำให้ลำดับเหตุการณ์เพี้ยน
2. หน่วยนับไม่สอดคล้อง เช่น ซื้อเป็นลัง ขายเป็นชิ้น แต่ไม่ตั้งค่าการแปลงหน่วย
3. ของเสียหรือตัวอย่างแจกลูกค้าไม่ถูกบันทึก
4. มีคลังเงา เช่น ของอยู่ในรถส่งของแต่ระบบยังนับเป็นในคลัง
5. สิทธิ์การแก้ไขกว้างเกินไป จนใครก็ปรับยอดได้โดยไม่ต้องอนุมัติ

ทั้งห้าข้อแก้ได้ด้วยการออกแบบกระบวนการและสิทธิ์ผู้ใช้ ไม่ใช่ด้วยการเพิ่มฟีเจอร์

คลังเงาที่ธุรกิจไทยมีโดยไม่รู้ตัว

ข้อ 4 คุ้มค่าที่จะขยาย เพราะเป็นสาเหตุที่หายากที่สุดเวลาไล่หา ของพวกนี้ยังเป็นของบริษัทและต้องอยู่ในงบ แต่ไม่ได้อยู่ในคลังจริง

คลังเงา	เกิดกับใคร	ตั้งใน Odoo อย่างไร
ของบนรถส่งของ	ทุกธุรกิจที่ส่งเอง	ตั้งตำแหน่งระหว่างทาง แล้วใช้ส่งของสองขั้นตอน
ของฝากขายที่ร้านค้า	ค้าปลีก เครื่องสำอาง อาหาร	ตั้งคลังฝากขายแยกตามร้าน
วัตถุดิบที่ผู้รับจ้างผลิต	โรงงานที่ส่งงานออก	คลังเสมือนของผู้รับจ้าง
ของที่ลูกค้ายืมไปทดลอง	เครื่องจักร อุปกรณ์	ตำแหน่งของยืม พร้อมกำหนดวันคืน
ของรอเคลม	ทุกธุรกิจ	ตำแหน่งรอตรวจ แยกจากพร้อมขาย

ถ้าไม่ตั้งตำแหน่งพวกนี้ ของจะหายจากงบทันทีที่ออกจากคลัง ทำให้มูลค่าสินค้าคงเหลือต่ำกว่าความจริง ซึ่งผู้สอบบัญชีจะทัก และคุณจะสั่งของซ้ำเพราะระบบบอกว่าไม่มี

สิทธิ์การปรับยอด ต้องล็อกตั้งแต่วันแรก

ถ้าใครก็ปรับยอดสต๊อกได้โดยไม่ต้องอนุมัติ ตัวเลขจะไม่มีทางตรง เพราะทุกครั้งที่ไม่ตรงคนจะปรับให้ตรงแทนการหาสาเหตุ แล้วปัญหาต้นทางจะไม่เคยถูกแก้

• พนักงานคลังทั่วไป บันทึกการเคลื่อนไหวได้ แต่ปรับยอดไม่ได้
• หัวหน้าคลังปรับยอดได้ แต่ต้องระบุเหตุผลทุกครั้ง
• การปรับยอดเกินมูลค่าที่กำหนด ต้องผ่านการอนุมัติอีกชั้น
• ดูรายงานการปรับยอดทุกเดือน แยกตามเหตุผลและตามคน

ตัวชี้วัดคลังที่ควรดูทุกเดือน

ตัวชี้วัด	วิธีคิด	เป้าที่ควรไปให้ถึง
ความแม่นของสต๊อก	รายการที่นับแล้วตรง ÷ รายการที่นับทั้งหมด	เกิน 95% แล้วค่อยขยับเป็น 98%
รอบหมุนสินค้า	ต้นทุนขาย ÷ มูลค่าสต๊อกเฉลี่ย	ยิ่งสูงยิ่งดี เทียบกับตัวเองเดือนก่อน
สินค้าค้างนาน	มูลค่าสินค้าที่ไม่เคลื่อนไหวเกิน 6 เดือน	ลดลงทุกไตรมาส
ครั้งที่ของขาดจนขายไม่ได้	นับจากออร์เดอร์ที่ต้องเลื่อนส่ง	ลดลงต่อเนื่อง
อายุใบสั่งขายที่จองของค้าง	จำนวนใบที่ค้างเกิน 30 วัน	ใกล้ศูนย์

เริ่มจากตัวแรกตัวเดียวก็พอ ถ้าความแม่นของสต๊อกยังต่ำกว่า 90% ตัวชี้วัดอื่นแทบไม่มีความหมาย เพราะคำนวณจากตัวเลขที่เชื่อไม่ได้

เช็กลิสต์ก่อนเปิดใช้โมดูลคลัง

• โครงสร้างคลังและตำแหน่งจัดเก็บผ่านการเห็นชอบจากหัวหน้าคลัง
• ตั้งตำแหน่งสำหรับคลังเงาทุกแบบที่ธุรกิจคุณมี
• หน่วยนับและตัวแปลงหน่วยครบทุกสินค้า ทดสอบซื้อลังขายชิ้นแล้ว
• เลือกจำนวนขั้นตอนรับ-ส่งของที่ทีมทำได้จริง ไม่ใช่ที่ควบคุมดีที่สุด
• เปิด Lot/Serial เฉพาะกลุ่มที่จำเป็น ไม่ใช่ทุกตัว
• จัดกลุ่ม ABC และตั้งความถี่นับหมุนเวียนแล้ว
• จุดสั่งซื้อคำนวณจากข้อมูลจริงย้อนหลัง ไม่ใช่จากความรู้สึก
• วิธีคิดต้นทุนตกลงกับผู้สอบบัญชีแล้ว
• สิทธิ์การปรับยอดจำกัดและต้องระบุเหตุผล
• นับสต๊อกทั้งคลังหนึ่งครั้งก่อนเปิดใช้ เพื่อให้ยอดตั้งต้นถูกต้อง

ข้อสุดท้ายห้ามข้าม ถ้ายอดตั้งต้นผิด ทุกอย่างที่ตามมาผิดหมด และจะไล่หาสาเหตุไม่เจอเลย

สรุป

Odoo Inventory มีเครื่องมือครบสำหรับทำให้สต๊อกตรง แต่ผลลัพธ์ขึ้นกับการออกแบบโครงสร้างคลังและวินัยการบันทึกมากกว่าตัวซอฟต์แวร์ เริ่มจากโครงสร้างที่เรียบง่าย ตั้งการนับหมุนเวียน และไล่หาสาเหตุทุกครั้งที่ยอดไม่ตรง

ถ้าจะเลือกทำแค่สามอย่าง ให้เลือก นับสต๊อกให้ยอดตั้งต้นถูกก่อนเปิดใช้ ตั้งตำแหน่งสำหรับคลังเงาให้ครบ และ ล็อกสิทธิ์การปรับยอด สามข้อนี้อธิบายความต่างระหว่างคลังที่ตัวเลขตรงกับคลังที่ไม่เคยตรงได้เกือบทั้งหมด

ปรึกษาเรา ถ้าอยากให้ช่วยออกแบบโครงสร้างคลังและกระบวนการรับ-จ่ายของให้เหมาะกับธุรกิจคุณ หรืออ่านต่อเรื่อง Odoo Manufacturing สำหรับโรงงานไทย ซึ่งต่อยอดจากคลังที่แม่นแล้ว

คำถามที่พบบ่อย

Odoo รองรับหลายคลังและหลายสาขาไหม?

รองรับครับ คุณสร้างคลังได้ไม่จำกัด แต่ละคลังมีโครงสร้างตำแหน่งจัดเก็บย่อยของตัวเอง และตั้งกฎการเติมสินค้าระหว่างคลังได้ เช่น ให้สาขาดึงของจากคลังกลางอัตโนมัติเมื่อต่ำกว่าจุดสั่งซื้อ

ต้นทุนสินค้าใน Odoo คิดแบบไหนได้บ้าง?

รองรับทั้ง Standard Price, Average Cost (AVCO) และ FIFO โดยตั้งค่าแยกตามหมวดสินค้าได้ ธุรกิจไทยส่วนใหญ่ใช้ Average หรือ FIFO ควรตกลงกับผู้สอบบัญชีก่อนตั้งค่าเพราะเปลี่ยนภายหลังยุ่งยาก

ทำไมระบบบอกว่ามีของ แต่ขายไม่ได้?

เพราะ Odoo แยกจำนวนเป็นสามค่า คือ On Hand (มีจริงในคลัง) Reserved (ถูกจองไว้ให้ออร์เดอร์อื่นแล้ว) และ Available (เอาไปใช้ได้จริง = On Hand ลบ Reserved) ถ้าเห็นว่ามีของแต่ขายไม่ได้ แปลว่าของถูกจองไว้ให้ออร์เดอร์ก่อนหน้าหมดแล้ว ต้องไปดูว่าออร์เดอร์ที่จองไว้ยังจำเป็นอยู่ไหม

ควรนับสต๊อกบ่อยแค่ไหน?

การนับปีละครั้งไม่พอสำหรับธุรกิจที่หมุนเวียนเร็ว แนะนำนับหมุนเวียนโดยแบ่งสินค้าเป็น A/B/C ตามมูลค่า กลุ่ม A ซึ่งมักเป็นสินค้าราว 20% แต่กินมูลค่า 80% ให้นับเดือนละครั้ง กลุ่ม C นับปีละครั้งพอ วิธีนี้ใช้แรงคนน้อยกว่าการปิดคลังนับทั้งหมดมาก และได้ตัวเลขที่แม่นกว่าตลอดทั้งปี

ใช้บาร์โค้ดกับ Odoo ต้องซื้ออะไรเพิ่ม?

ใช้เครื่องสแกนบาร์โค้ดแบบ USB หรือบลูทูธทั่วไปได้เลย เพราะทำงานเหมือนแป้นพิมพ์ ส่วนแอปบาร์โค้ดบนมือถือที่ออกแบบมาเฉพาะอยู่ในชุด Enterprise หากใช้ Community สามารถใช้หน้าจอปกติร่วมกับเครื่องสแกนได้